L’arte di portare a termine le cose

Scoprire che esiste un MOVIMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ al quale sono iscritte più di 2 milioni di
persone mi ha aperto un mondo. Secondo David Allen, il più grande esperto mondiale di produttività ed
efficacia aziendale e personale, il nemico numero uno nella gestione del tempo è la confusione. Allen, nel suo best seller “GETTING THINGS DONE” la cui traduzione in italiano è diventata “DETTO, FATTO!”,
fornisce un metodo per aumentare la produttività che ha dato risultati incredibili a un gran numero di suoi seguaci. Nell’articolo di oggi condividerò alcuni punti della sua strategia che ho applicato nella mia
quotidianità e che mi sono stati utili

DETTO, FATTO!
Se fosse così semplice, il libro di Allen GETTING THINGS DONE non avrebbe avuto un successo
planetario e il suo metodo GTD per la produttività non sarebbe diventato uno dei più utilizzati al mondo.

Allen ha elaborato il metodo partendo da tre semplici riflessioni:
1) Se non impariamo a gestire i “circuiti aperti” della nostra vita, la nostra attenzione si dirigerà
continuamente in mille direzioni con un grande dispendio di energie e tempo.
2) Senza un’intenzione chiara su ciò che vogliamo ottenere non saremo in grado di decidere le azioni
da intraprendere e questo ci causerà una stressante sensazione di sopraffazione e di perdita di controllo.
3) È indispensabile trasformare il groviglio di cose da fare che abbiamo in testa in un elenco chiaro di
informazioni utili e di azioni da intraprendere.
Il sistema rivede il concetto di organizzazione del lavoro attraverso la frammentazione dei progetti in micro-obiettivi raggiungibili attraverso azioni ispirate. Ed è così che si eliminano i “circuiti aperti”, ovvero, quelle preoccupazioni che ci rimangono in testa anche quando stiamo facendo altro e che impediscono al lavoro di fluire.

Ecco i 5 stadi fondamentali

1° stadio: RACCOGLIERE
La prima fase si riferisce alla raccolta di informazioni ed è importante che venga espletata con calma.
Usa l’App TRELLO o anche un taccuino e annota tutte le attività in sospeso e quelle che dovrai svolgere
durante la settimana. Fallo la domenica sera o il lunedì mattina, prendendoti il tempo necessario per far
sì che non ti sfugga niente. Includi anche i compiti legati alla tua sfera personale, dato che sarai
comunque tu a doverli incastrare tra un impegno di lavoro e l’altro e che per la mente fare distinzione tra le due categorie è solo una complicazione.
2° stadio: ESAMINARE.
Comprendi ciascuno dei compiti in modo più approfondito. Chiediti “Devo acquisire maggiori
informazioni al riguardo?” e “Quanto tempo dovrò dedicare a quest’attività?” e ancora “È urgente o posso programmarla più avanti nella settimana?”. In questo modo, inizi già a eliminare molte cose che
occupano la tua energia mentale per niente.

3° stadio: ORGANIZZARE.
Fatto ciò, dai la giusta priorità alle attività da svolgere. Allen suggerisce di categorizzare non per progetti
ma per luoghi dove queste azioni vanno compiute (ad esempio al computer, al supermercato, a casa, in
vacanza). Tutto ciò che è semplice e veloce, come l’invio di un’e-mail, andrebbe fatto come prima cosa e
inserito nell’elenco “fatto in pochi minuti”. Inserisci i compiti più complessi, pieni di requisiti e di attività
secondarie, nell’elenco dei “progetti”. Studiali in modo più approfondito e definisci le azioni per ogni
progetto. Concentrati su un compito alla volta. Terminato quello attuale, passa al successivo.
4°stadio: FARE.
Dopo aver elencato, classificato e assegnato priorità alle attività, è ora di mettersi al lavoro. Se qualche
attività sta bloccando il tuo flusso di lavoro, passa a quella successiva e tornaci successivamente.
5° stadio: VERIFICARE.
Questo punto in genere viene elencato tra ORGANIZZARE e FARE, ma per me ha più senso posizionarlo
qui, perché verificare significa tornare frequentemente al programma della settimana, depennare i
compiti già svolti e riesaminare quelli da svolgere un attimo prima di farlo.

Allen scrive nel suo libro:
«Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo alle azioni necessarie nel momento in
cui il problema compare – non quando esplode. Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Tieni il tuo sistema aggiornato, completo e rivisto sufficientemente per dare fiducia alle scelte su quello che stai facendo (e quello che non stai facendo) in ogni momento.»

Alcuni osservatori hanno sottolineato che, nonostante il grande successo del metodo, non vi sono solide
basi documentali e scientifiche a supporto teorico dello stesso. Tuttavia, oltre al fatto che il metodo sembra essere coerente con i moderni modelli cognitivi, nella nuova edizione del libro l’autore ha raccolto in appendice numerose conferme scientifiche della sua validità. A mio avviso, lo scopo finale è quello di avere la mente libera e rilassata, non quello di essere organizzati. L’organizzazione è un male necessario per sgombrare la propria mente dagli assili e dalle pressioni quotidiane. Alla fine, però, nulla può funzionare se si passa tutto il tempo a organizzare i compiti invece di svolgerli effettivamente!

Pertanto, ben venga la programmazione, ma evitiamo di restarci bloccati troppo a lungo. La tesi di David Allen è che, rendendo semplice, facile e divertente svolgere le azioni da compiere, saremo meno inclini a procrastinare o a essere sopraffatti dai troppi anelli aperti della catena di azioni e informazioni.

Il sistema di Allen può diventare un valido alleato nei momenti in cui ci sembra di avere troppe cose da fare e non abbastanza tempo, perché ci permette di organizzare i nostri obiettivi ma anche semplici
commissioni legate al menage famigliare, inserendo tutte le idee all’interno di un sistema organizzato e
trasformandole in piccole attività che possono essere affrontate una alla volta in modo pressoché
immediato.

Con me ha funzionato!